Разработка отчета в Битрикс24 для детального анализа временных затрат сотрудников
В процессе работы с Bitrix24 мы столкнулись с необходимостью детального анализа временных затрат сотрудников. Встроенные отчёты и сторонние решения не позволяли получать нужную информацию в удобном и наглядном виде. Появилась нужда в инструменте, который мог бы автоматически собирать, анализировать и визуализировать данные о рабочем времени, помогая команде эффективнее управлять ресурсами и принимать обоснованные решения.
Встроенные инструменты Bitrix24 и сторонние решения из маркетплейса оказались слишком компромиссными: их функционал не покрывал наши потребности в полной мере.
В этом кейсе мы расскажем, как подошли к решению этой задачи, какие технологии использовали и каких результатов достигли. По завершению работы мы создали удобный, гибкий и функциональный отчёт, который позволяет легко оценивать эффективность работы сотрудников, контролировать затраты и оптимизировать процессы.
Аналитика и планирование
Ранее для аналитики и планирования мы использовали встроенные отчёты в Bitrix24. Эти отчёты предоставляли базовую информацию, но были ограничены в плане функционала и удобства использования. Помимо стандартных отчетов, нам приходилось собирать данные из тикетов и других сводных таблиц. Однако это подходило далеко не всегда, так как были следующие проблемы:
- Не достаточно гибкая фильтрация — стандартные отчёты не позволяли создавать сложные фильтры или многоуровневую фильтрацию. Например, если нужно было одновременно применить несколько условий или выполнить фильтрацию по нескольким параметрам, то стандартных возможностей было недостаточно.
- Проблемы с производительностью — когда данные становились объемными, отчёты начинали тормозить, что негативно сказывалось на скорости работы. Особенно это было заметно при обработке больших массивов данных, когда отчёты становились медленными или вообще не загружались.
- Сложность в проведении комплексной аналитики — стандартные отчёты не подходили для глубокого анализа данных. Они не позволяли делать сложные расчёты, строить многоуровневые отчёты или комбинировать данные из разных источников. Для более сложных задач нам приходилось использовать сторонние инструменты.
- Изоляция данных — отчёты работали только с данными внутри Bitrix24, что ограничивало возможности для работы с информацией, поступающей из других систем. Это означало, что если данные нужно было собрать из разных источников (например, из внешних баз данных или сторонних сервисов), интеграция не поддерживалась.
Понимая недостатки стандартных инструментов, мы провели детальный анализ и разработали концепцию нового отчёта по следующему процессу аналитики:
- Сбор требований – рабочие встречи с представителями отделов для выявления ключевых метрик.
- Декомпозиция структуры отчёта – отчёт должен быть динамическим, с возможностью произвольной группировки данных.
- Определение расчётных метрик – формулы для расчёта выручки и наценки, источники данных.
- Планирование функционала – помимо основной логики, предусмотрены:
- экспорт в Excel,
- интерактивные всплывающие окна с детализацией данных,
- система ролей и прав доступа
Этот этап позволил выработать четкое техническое задание и согласовать ожидания с сотрудниками разных ролей и должностей, что гарантировало минимизацию доработок на стадии приёмки.
Итоговая структура отчёта
Колонки
- Объекты группировки (например, проект, сотрудник, клиент).
- Коммерческие часы – часы, списанные с заказчика.
- Фактические часы – время, затраченное сотрудником на задачу.
- Разница (часы) – разница между коммерческими и фактическими часами.
- Разница (%) – доля разницы в часах от коммерческих часов.
Фильтры
- Тип времени – коммерческое и/или фактическое.
- Уровни отчёта – возможность группировки по разным параметрам.
- Отчётный период – временные рамки анализа.
- Компании – клиенты, по которым велись работы.
- Отделы – структурные подразделения.
- Сотрудники – исполнители задач.
Дизайн и пользовательский интерфейс
Так как у нас уже были успешные проекты в сфере аналитики (например, бизнес-план и план продаж, можно вставить ссылки), мы решили придерживаться проверенных принципов UI/UX. Итоговый интерфейс учитывает:
- Динамические группировки данных – пользователь сам выбирает удобный вид представления информации.
- Детализация по клику – возможность раскрытия модальных окон с дополнительной информацией.
- Гибкость управления – сортировка, изменение ширины колонок, перемещение элементов, развёртывание на весь экран.
Разработка и реализация
В качестве средств реализации выбраны Laravel и Vue 3 по следующим причинам:
- Laravel: Обеспечивает удобство при работе с Битрикс24, высокую производительность и безопасность при работе с большими объемами данных.
- Vue 3: Позволяет создавать динамичные и интуитивно понятные интерфейсы, что особенно важно для интерактивных таблиц и фильтров, из которых и состоит этот отчёт.
Динамические группировки данных
Данный функционал очень хорошо показал себя на прошлых проектах, поэтому мы решили включить его в этот отчёт. Его ключевое преимущество заключается в том, что мы не ограничиваем пользователя предопределенным порядком группировки данных, и он сам выбирает вид в котором хочет видеть отчёт. В данном отчёте имеем такие уровни:
Детализация по каждой ячейке по клику
По опыту использования табличных отчётов мы понимали, что обобщенные данные, без возможности посмотреть из чего они состоят имеют мало смысла, поэтому сделали расширенную поддержку модальных окон. Они имеют сортировку по значениям, возможность поменять колонки местами, возможность поменять ширину колонок, перемещение окна в любую область экрана, и даже развёртывание на весь экран.
Роли и права доступа
Состав и количество затраченных часов на клиентов компании является чувствительной информацией, нередко она находится под NDA. Также, зачастую и сотруднику не обязательно знать сколько вчера работал его коллега. Поэтому появилась необходимость в правах доступа.
По поделили права доступа на две части
- Права на других сотрудников
- Права на функции отчёта
А также обьединили часто используемые права и роли. Это позволило точечно настраивать область доступа к данным для пользователя.
Сценарии использования
По завершению работ получили то, что отчёт помогает разным пользователями с разными должностями в компании быстро получать нужные данные и анализировать их без сложных и долгих манипуляций. Теперь всё в одном месте: коммерческие и фактические часы, динамика изменений и удобные фильтры. Можно сразу увидеть разницу между ожиданиями и реальностью, провалиться в детали и понять, что повлияло на результат.
Давайте рассмотрим конкретные сценарии использования отчёта от разных ролей пользователя
Разработчик
Является простым сотрудником, в рамках отчёта, поэтому видит только свои задачи, проекты, списания.
Возможные сценарии использования отчёта:
- Контроль собственных фактических часов — позволяет не забывать проставлять время.
- Контроль собственных коммерческих списаний — особенно важно для сотрудников, работающих по сдельной оплате (за часы).
- Оценка собственной эффективности — помогает отслеживать свою продуктивность.
Менеджер
Менеджерские задачи более глобальные по сравнению с задачами рядового сотрудника, что требует расширенных прав доступа - доступ к клиентам компании и списку подчинённых сотрудников.
Возможные сценарии использования отчёта:
- Прозрачность работы сотрудников — можно увидеть, кто и что делал, по фактическому времени.
- Контроль списаний с клиентов — позволяет отслеживать, как и какие суммы списываются.
- Анализ эффективности работы по задачам — сравнение фактических и коммерческих часов для оценки продуктивности.
- Анализ эффективности работы по клиентам — анализ соотношения коммерческих и фактических часов по каждому клиенту.
- Удобство подготовки актов для клиентов — упрощает процесс подготовки отчетности.
- Выгрузка данных в Excel — для дальнейшей постобработки и анализа.
- Контроль утечек времени — помогает увидеть, на что уходит время сотрудников помимо выполнения задач.
Руководитель
- Анализ эффективности работы компании — позволяет анализировать работу компании за различные промежутки времени, включая крупные (годы).
- Стратегическое планирование сотрудничества с партнёрами — помогает принимать решения о том, с кем продолжать сотрудничество и какие направления являются более прибыльными
Итог
В результате внедрения отчёта мы получили удобный инструмент, позволяющий быстро анализировать затраты времени и эффективность работы сотрудников. Теперь всё в одном месте – коммерческие и фактические часы, динамика изменений, фильтры, детализация. Это значительно упрощает процессы контроля, планирования и оптимизации рабочего времени.
Влияние на бизнес-процессы
- Оптимизация использования ресурсов – стало проще выявлять проекты с превышением бюджета по времени.
- Прозрачность работы сотрудников – менеджеры могут контролировать, как распределяется рабочее время.
- Более точное планирование – на основе данных отчёта можно прогнозировать загрузку команды.
- Снижение потерь – выявление несоответствий в затратах времени и списаниях.
- Упрощение финансового контроля – отчёт помогает при расчёте прибыли и составлении финансовых прогнозов.
В результате внедрения данного отчёта наша компания смогла повысить эффективность процессов управления проектами, сократить потери рабочего времени и улучшить контроль над расходами.
А если вам нужен аналогичный отчёт или индивидуальное решение для вашей компании, обращайтесь к нам! Мы с удовольствием разработаем отчёт, который полностью удовлетворит ваши потребности и поможет оптимизировать рабочие процессы.
