Внедрение на портал Битрикс24 процесса подачи заявки в IT-отдел
Описание задачи
От IT- директора компании поступил запрос о необходимости внедрения на портал процесса подачи заявки в IT-отдел. Cотрудники компании пишут в разные мессенджеры/на почту, что было очень не удобным для самого IT-директора и сотрудников его отдела, так как обращения могли потеряться, приходилось самим ставить задачи на портале либо их забывали ставить, не всегда был известен статус обращения, загрузка исполнителя и т.д. А еще есть сотрудники, которых нет на портале и их пока не планируют добавлять, но они тоже должны иметь возможность подавать заявки.
Решение
Заявку в IT-отдел мы осуществили через стандартный функционал Битрикс.1. Сотрудник сканирует телефоном QR- код, который у них размещен на стенде.
2. Заполняет форму.
3. Управляющему этого сотрудника в Битрикс или на почту приходит уведомление из которого можно перейти в задание.
4. Управляющий решает согласовать или отклонить заявку, а так же указывает направление проблемы, срочность, прописывает свой комментарий.
5. После того, как управляющий согласовал заявку, ответственному за направление проблемы приходит уведомление из которого можно перейти в задание.
6. В задании заявку нужно согласовать или отклонить и оставить свой комментарий.
7. После согласования заявки ставится задача исполнителю направления. В задаче отображается вся необходимая информация.
8. После того, как исполнитель выполнил задачу, он фиксирует результат в задаче, завершает её и результат отображается в карточке заявки и всем участникам процесса приходит об этом уведомление с самим результатом.
9. В карточке заявки отображен весь процесс согласования и указано от какого сотрудника, из какого города, из какого отдела подана заявка. Отображается стадия заявки, дата и время подачи, направление, срочность, описание проблемы и комментарии всех участников. Прикреплена задача исполнителю.
10. В любой момент IT-директор может зайти и посмотреть на каких стадиях находятся заявки.
11. IT-директор может посмотреть сколько заявок выполнено у исполнителя за период, просто указав это в фильтре.
Заключение
Теперь все заявки для IT-отдела находятся в одной системе, в которой работают все сотрудники компании. Ни одна заявка не теряется. В карточке заявки отображается вся необходимая информация, прикреплена задача исполнителю. С помощью фильтрации можно смотреть:- нагрузку по выбранному исполнителя за любой период,
- по каким направлениям (всего их 4) было больше обращений за выбранный период,
- сколько заявок в работе у выбранного исполнителя на текущий момент,
- сколько заявок выполнено и не выполнено у выбранного исполнителя за любой период.