Автоматизация подбора персонала: как использовать Битрикс24 для рекрутинга в HR

Автоматизация подбора персонала: как использовать Битрикс24 для рекрутинга в HR

Представьте себе ситуацию: в отдел продаж нужен новый менеджер в штат. Руководитель отдела обращается к менеджеру по персоналу, те делают запрос в бухгалтерию, гендиректору, службе безопасности. Время идет, продажники работают за себя и за того парня, менеджеры по персоналу отмалчиваются, а по факту никто точно не знает, на каком этапе находится подбор специалиста. 

А если менеджер нужен не один, а несколько? А как это выглядит в масштабах огромного промышленного предприятия на несколько тысяч сотрудников? Очевидно, что эту историю нужно автоматизировать. В статье расскажем, как это можно сделать при помощи Битрикс24. 

Зачем бизнесу автоматизация HR

Работа эйчара во многом состоит из рутины. Это формирование заявки на подбор, размещение вакансий, коммуникации с заинтересованными сотрудниками, просмотры резюме, проведение собеседований. При современном уровне развития технологий практически все рутинные процессы можно автоматизировать.

Программа для автоматизации HR позволяет:

1. Снизить затраты на рутинные операции и оптимизировать как человеческие, так и материальные ресурсы. Не нужен большой штат HR-специалистов, рабочие места и так далее.

2. Оптимизировать и унифицировать процессы подбора сотрудников для компании. Все будет происходить по понятному, прогнозируемому и заранее известному алгоритму. Каждый участник процесса будет знать, что делать и куда обращаться в том или ином случае на всех этапах подбора.

3. Сделать прозрачными и доступными все аналитические данные для руководителей и заинтересованных лиц. Сотрудники смогут в любой момент времени узнать статус заявки на размещение вакансии и узнать, на каком этапе находится подбор. Кроме того, есть возможность посмотреть эффективность работы участков по подбору и скорректировать действия в этом направлении.

4. Автоматизировать рассылки уведомлений и напоминаний. В процессе подбора все заинтересованные лица будут получать соответствующие напоминания: позвонить соискателю, отсмотреть документы и так далее.

5. Сформировать единую базу хранения данных о соискателях и кандидатах. Здесь будет вся история обращений с карточками и нужной информацией.

6. Увеличить уровень доходимости кандидатов. Бывает, что соискателю просто забыли перезвонить, из-за чего он так и не дошел даже до собеседования. При автоматизации с Битрикс24 такие моменты полностью исключены.

7. Увеличить скорость закрытия вакансий. Работы ведутся более оперативно, сроки не затягиваются из-за человеческого фактора.

8. Повысить качество подбора персонала из-за всех вышеперечисленных факторов. 

Как автоматизировать подбор персонала в системе для  HR

В первую очередь для работы потребуется подходящая CRM-система со всем необходимым инструментарием. Процесс найма сотрудников похож на воронку: мы берем в работу много кандидатов, постепенно отсеиваем их на разных этапах собеседований и тестов, в итоге лишь единицы доходят до финальной стадии отбора.

Битрикс24 для подбора персонала — поможет автоматизировать базу кандидатов, резюме и всю историю коммуникации с соискателями. 

В CRM для HR всегда видно, на каком этапе находится каждый соискатель благодаря визуализированной воронке закрытия вакансии. Если вы один раз продумаете эти этапы и зафиксируете их в CRM – работа HR-специалиста станет системной, а лишние действия исчезнут навсегда. 

Рабочий чат в CRM Битрикс24

В CRM Битрикс24 есть еще одна очень важные функции для HR-специалиста — это встроенный таск-менеджер, календарь и напоминания. Они облегчат рекрутеру управление расписанием как своим, так и своих коллег, ведь часто требуется к собеседованию подключить руководителей отделов или ведущих специалистов. 

А еще в программе есть бот, который работает на основе искусственного интеллекта. Он помогает всем участникам процесса: напоминает новичкам об этапах трудоустройства, а ответственным сотрудникам — об их задачах в хронологическом порядке.

Почему именно Битрикс24? На рынке есть и другие решения по автоматизации работы с персоналом, в том числе — предметные, созданные специально и исключительно для этих целей. Однако это не всегда удобно и лучше использовать одну программу, а не две, три, четыре или более. 

Самое главное —  помимо автоматизации подбора, в Битрикс24 можно автоматизировать бизнес-процессы любых отделов в компании: маркетинг, продажи, логистика, АХО и т.д. А еще Битрикс24 —  это корпоративный портал для всех сотрудников.  

Если у вас уже установлен Битрикс24, доработки программы для рекрутинга не займет много времени, а работы будут вестись в единой среде в режиме одного окна.

Возможности и функционал системы Битрикс 24 для рекрутинга

Как мы писали выше, задачи рекрутинга могут быть разнообразными и зависят от особенностей конкретного предприятия. Но в любом случае все начинается с подбора  персонала — расскажем подробно, как мы в Вебформат автоматизируем этот  процесс. 

Составляется заявка на подбор, которая выглядит так:

Далее заявка заполняется: нужно заполнить поля с информацией о кандидате, ключевыми компетенциями, а также hard и soft skills. Это может выглядеть так:

 Затем заявка на подбор проходит ряд согласований и превращается в вакансию:

Теперь можно назначать рекрутера:

После этого начинается сам подбор.

Подбор персонала — это лишь первый этап работы с соискателем. Вся воронка выглядит так:

На каждом этапе подбора запланированы автоматизированные действия. Таким образом, система может сама высылать кандидатам приглашения, автоматические ответы, напоминания, тестовые задания, собирать у заказчиков обратную связь и оценку кандидатов, также система сама создает события в календаре и приглашает участников. Заканчивается подбор автоматической генерацией Job offer на фирменном бланке компании и отправкой кандидату.

После подбора начинается другая рутина — и ее мы также раскладываем по полочкам, автоматизируя каждый процесс:

Собственно трудоустройство — от создания эйчаром Job Offer до подготовки и подписания сотрудником пакета документов:

Адаптация — от знакомства  с компанией и ее продуктами до аттестации сотрудника:

А еще сотрудник проходит медицинский осмотр, получает заработную плату, ходит в отпуска и на больничный. Эти участки также автоматизируются при помощи нашей программы.

И даже процесс увольнения — не исключение из правил. Автоматизируем все: саму заявку на увольнение, встречу и разговор, удержание (если это необходимо) и финальное подписание документов:

Как внедрить CRM-систему для рекрутинга и HR

Приведем пошаговую инструкцию по внедрению.

1. Установочная встреча. На этом этапе мы с вами определяем, каким функционалом должна обладать система, какие бизнес-процессы нужно автоматизировать и какого результата вы ожидаете

2. Составление и согласование плана внедрения. План внедрения содержит подробное описание функционала, требования к производительности и безопасности, а также описание процессов, которые мы решили автоматизировать.

3. Внедрение и настройка системы. На этом этапе приступаем к настройке системы Битрикс24 для рекрутинга согласно плану внедрения.

4. Тестирование и правки. Во время тестирования необходимо провести функциональное и интеграционное тестирование системы вместе с вами, чтобы убедиться в корректности ее работы и внести при необходимости правки в рамках оговоренных работ.

5. Обучение пользователей. Чтобы пользователи могли использовать систему, им нужно научиться работать с интерфейсом и функционалом. Этот этап включает как онлайн-обучение, так и дополнительные материалы для самостоятельного изучения системы.

6. Поддержка и обслуживание. Мы остаемся сопровождать и адаптировать вас в системе.

Если вы пожелаете изменить или добавить функциональные возможности системы, в рамках сопровождения ваш Битрикс24 будет доработан. По желанию можем добавить индивидуальные этапы воронки, взаимодействие с сотрудником после трудоустройства и другое.

Наши кейсы: Битрикс24 для HR 

ResumeScan

Задача: упростить перенос данных о соискателях с портала hh в Битрикс24, максимально автоматизировать этот процесс.

Наши программисты разработали приложение ResumeScan, которое устанавливается при автоматизации подбора персонала. Оно позволяет переносить данные из резюме в карточку воронки подбора. 

Приложение предоставляет множество возможностей для эффективной работы с сервисом headhunter.ru. Импорт резюме, автоматическое занесение откликов, обновление данных резюме по клику, встроенный чат с соискателем. Прямо из карточки соискателя можно совершать звонки через корпоративную телефонию. Записи разговоров будут сохранены в карточке, что позволит работать над уровнем лояльности рекрутеров. 

К тому же есть возможность видеть изменения, которые сделал соискатель — например, поправил резюме после контакта с рекрутером, чтобы повысить шансы приема на работу. 

После переноса в Битрикс24 все данные разносятся по соответствующим полям:

Кейс «Русского горно-химического общества»

Задача: автоматизировать HR-отдел для компании. 

Работы были выполнены в рамках большой задачи по переносу Битрикс24 из облачной версии в коробочную. Здесь мы так же настроили интеграции сервиса HH.ru, разработали и внедрили воронки по подбору персонала. Подробнее читайте в кейсе.

Кейс автоматизации массового подбора персонала в Битрикс24

Задача: автоматизация массового подбора персонала и внедрение воронки подбора.. Заказчик видел решение так: региональному управляющему еженедельно приходит заявки на подбор, он ее заполняет, а руководство видит полную картину по кандидатам. Данное решение мы реализовали в рамках стандартного функционала Битрикс24:

Кейс автоматизации точечного подбора персонала

Задача: автоматизировать точечный подбор персонала при помощи воронки от размещения заявки до закрытия вакансии.

Решение: поэтапно автоматизировали работы с заявкой, подбор персонала и аналитику. Подробнее читайте в кейсе.

Как оценить эффективность Битрикс24 для рекрутинга  

Итак, вы внедрили автоматизацию HR-отдела при помощи Битрикс24. Расскажем, как оценить эффективность новшеств и по каким метрикам об этом можно судить.

Что должно улучшиться при наборе сотрудников:

1. Скорость подбора персонала.

2. Качество подбора.

3. Доходимость кандидатов до нижних этапов воронки — собеседования и трудоустройства.

4. Аналитика воронки и результата подбора, качества подбора, причин отказа.

5. База кадрового резерва для экономии времени подбора в будущем.

Кроме этих параметров, значительно облегчится работа HR-отдела и отдела кадров, а это не измеряется лояльностью сотрудников и эффективностью их работы! 

В Вебформат есть услуга автоматизации подбора персонала. За внедрение этой услуги клиент платит один раз, и потом пользоваться этим решением могут сколько угодно  рекрутеров.

Если вы хотите получить персональное решение по автоматизации, пишите нам, обсудим задачу!